在表格数据录入过程中难免会出错，一不小心就会录入一些错误的数据，比如重复的身份证号码，超出范围的无效数据等。其实，只要合理设置数据有效性规则，就可以避免错误。
实例一：拒绝录入重复数据
工作证编号等个人ID都是唯一的，不允许重复，如果在Excel录入重复的ID，就会给信息管理带来不便，我们可以通过设置数据有效性，拒绝录入重复数据。
切换到“数据”功能区，选中需要录入数据的列(如：A列)，单击数据验证按钮，弹出“数据验证”窗口。
切换到“设置”选项卡，打下“允许”下拉框，选择“自定义”，在“公式”栏中输入“=countif(a:a,a1)=1”(不含双引号，在英文半角状态下输入)。
切换到“出错警告”选项卡，选择出错出错警告信息的样式，填写标题和错误信息，最后单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。
这样，在A列中输入身份证等信息，当输入的信息重复时，Excel立刻弹出错误警告，提示我们输入有误。
这时，只要单击“否”，关闭提示消息框，重新输入正确的数据，就可以避免录入重复的数据。
实例二：快速揪出无效数据
用Excel处理数据，有些数据是有范围限制的，比如以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据，录入此范围之外的数据就是无效数据，如果采用人工审核的方法，要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事，我们可以用Excel的数据验证，快速查找表格中的无效数据。
用Excel打开一份需要进行审核的Excel表格，选中需要审核的区域，切换到“数据”功能区，单击数据有效性按钮，弹出数据有效性窗口，切换到“设置”选项卡，打开“允许”下拉框，选择“小数”，打开“数据”下拉框，选择“介于”，最小值设为0，最大值设为100，单击“确定”按钮
设置好数据有效性规则后，单击“数据”功能区，数据有效性按钮右侧的“▼”，从下拉菜单中选择“圈释无效数据”，表格中所有无效数据被一个红色的椭圆形圈释出来，错误数据一目了然。
以上我们通过两个实例讲解了Excel数据有效性两种用法，其他用法，请自行研究。